Так ли важны обучение персонала и ИТ-поддержка при внедрении СЭД?

Организации по мере роста бизнеса принимают решение об установке систем электронного документооборота (СЭД). Это происходит потому, что объемы документации увеличиваются, а процессы согласований усложняются. Компания хочет с помощью автоматизированной системы согласовывать не только документы, но и договоры, оплаты, контрагентов. А это значит, что в системе должна быть опция хранения и управления электронными версиями документов, возможность настраивать маршруты любой сложности и максимальная автоматизация запуска и реализации бизнес-процессов. На это все компании необходимо обратить внимание при выборе системы электронного документооборота.

Разработчик должен предложить три блока, которые очень важны для организации при внедрении СЭД - это инсталляция системы, обучение пользователей работе в ней, сопровождение или поддержка разработчиком. В этой статье подробно рассмотрим обучение и поддержку пользователей.

Что касается обучения, то вендор при внедрении системы электронного документооборота должен предложить заказчику для удобства два варианта - очные и дистанционные семинары. Все зависит от модели ведения бизнеса заказчика (филиальная сеть, холдинг и т.д.) и его возможностей, потребностей. Как правило, вендор предлагает разную цену на каждый из типов обучений. В целом, обучение - это необходимый этап процесса внедрения системы электронного документооборота, качество и стоимость которого также должны быть оценены заказчиком перед началом работ и даже перед выбором разработчика.

Когда мы говорим об ИТ-поддержке системы электронного документооборота, то подразумеваем, что заказчику должно быть предложено следующее: поддержка в режиме 24/7, оперативное решение сбоев системы и вопросов пользователей, наличие понятных инструкций для сотрудников по работе в системе электронного документооборота. Это минимальный пакет возможностей вендора, а далее он корректируется заказчиком, исходя из его потребностей.

Перед внедрением системы электронного документооборота важно учесть возможности по обучению и поддержке СЭД со стороны разработчика, в случае если у заказчика имеются индивидуальные потребности. Не всегда вендор может реализовать все, в чем нуждается организация по этим двум важным пунктам. Да, и чаще всего такое способны реализовать единицы. Например, компания Flexbby при внедрении СЭД Flexbby One проводит профессиональный консалтинг задач, потребностей и пожеланий заказчика, чтобы перенастроить систему обучения и сопровождения под нужды конкретной организации. Тем более что имеется соответствующий опыт на базе реализованных проектов для лидеров рынка, таких как Adidas, Volvo, Bayer и др. Подробнее о СЭД Flexbby One и ее возможностях для бизнеса на сайте компании Flexbby - flexbby.com.